Ein Gesellschafterwechsel, der mit einem Wechsel in der Geschäftsführung (Ergänzung der Geschäftsführung, neuer alleiniger Geschäftsführer) einher geht, ist aus kommunikativer Sicht eine große Herausforderung.
Die Gefahr: Eine Veränderung wird zunächst erstmal pauschal als negativ empfunden (insbesondere wenn sie nicht antizipiert wurde), Verunsicherung kann sich verbreiten.
Das wichtigste Ziel einer umfangreichen Kommunikation, die den Wechsel in der Geschäftsführung begleitet, ist es deshalb, Verunsicherung bei allen Beteiligten zu vermeiden, Zukunftssicherheit zu vermitteln und eine positive Vision für die Zukunft zu entwickeln.
Einschränkung: Natürlich sind viele der hier beschriebenen Aspekte sehr spezifisch für Beteiligungen, die wir als Ookam Software tätigen bzw. unsere Ziele für die Entwicklung der Gesellschaften. Nicht jeder neue Gesellschafter mag im Falle einer Beteiligung die gleiche Ambition haben, sodass bestimmte “Kommunikationsziele” auch nicht 1:1 zu übertragen sind.
Wie kann Verunsicherung entstehen?
Mitarbeiter:innen
Für Angestellte des Unternehmens bedeutet ein Wechsel in der Geschäftsführung auch ein Wechsel ihres täglichen Ansprechpartners. Insbesondere in kleineren Unternehmen haben viele Angestellte einen direkten Draht zum Geschäftsführer. Ein neuer “Chef” bedeutet somit auch stets Unklarheit, welchen Führungsstil, welche Präferenzen und welche Ziele dieser verfolgen wird.
Typische Fragen die bei Mitarbeiter:innen aufkommen:
Ist mein Arbeitsplatz sicher?
Bleibt der Standort der Firma erhalten?
Was bedeutet der Wechsel in der Geschäftsführung für meine weitere berufliche Entwicklung?
Was bedeutet das für die Lohnerhöhung, die mir der alte Geschäftsführer bereits zugesagt hatte?
Bleibt die Home Office Regelung bestehen?
Wie geht es mit bestimmten strategischen Projekten weiter?
Aber auch bei anderen “Stakeholdern” des Unternehmens kann Verunsicherung auftreten, die dementsprechend mit einer zielgerichteten Kommunikation adressiert werden sollten.
Typische Fragen die bei Kunden aufkommen:
Wird das Softwareprodukt weiter gepflegt?
Wie wird sich die Innovationsfähigkeit des Unternehmens verändern?
Wechselt mein direkter Ansprechpartner?
Habe ich weiterhin Investitionssicherheit mit meiner Wahl für den Softwareanbieter?
Typische Fragen, die bei externen Mitarbeiter:innen (bspw. Entwicklern) aufkommen:
Wird die Gesellschaft weiterhin auf meine Leistungen zurückgreifen?
Werden Dienstleistung weiterhin benötigt?
Wie ändern sich die Anforderungen an meine Arbeit, Kommunikation?
Gibt es einen neuen Ansprechpartner?
Sind sämtliche Übereinkünfte bzgl. Abrechnung etc. bekannt?
Planung der Kommunikation
Aufgrund der Tatsache, dass sowohl intern (Mitarbeiter:innen) als auch extern (Kunden, etc.) Verunsicherung auftreten kann, empfiehlt es sich das Thema Kommunikation direkt am Anfang umfangreich zu planen.
Dazu bleibt in den meisten Fällen nur wenig Zeit. Die wichtigsten Akteure für die Planung der Kommunikation sind: (1) der neue Geschäftsführer, (2) der alte Geschäftsführer / Gesellschafter, (3) der neue Gesellschafter.
Es gilt grundsätzlich zu unterscheiden, ob der Gesellschafterwechsel separat oder zusammen mit dem Wechsel der Geschäftsführung kommuniziert wird. Wir gehen in diesem Rahmen davon aus, dass beide Ereignisse zusammen kommuniziert werden.
Die Planung der Kommunikation erfolgt schon vor Dienstantritt des neuen Geschäftsführers und konkretisiert sich in dem Moment, wo die Transaktion vom Notar beurkundet wurde.
Die wichtigste Kommunikationsarbeit ist dabei gegenüber den Mitarbeiter:innen des Unternehmens zu leisten. Deshalb fokussieren wir uns zunächst primär auf diesen Aspekt.
Zentrale Elemente der Kommunikation
Inhalte: Was soll genau kommuniziert werden? Es gilt, ein kohärentes Narrativ zu entwickeln, das sich durch die Kommunikation zieht. Mitarbeiter werden sich beispielsweise fragen: “Warum verkauft der Gesellschafter sein Unternehmen? Geht es dem Unternehmen nicht gut?”, “Warum verlässt Herr Müller die Geschäftsführung, gibt es wirtschaftliche Probleme?”
Eine umfangreiche Kommunikation muss dabei sowohl die Entscheidung (Verkauf, neue Geschäftsführung) herleiten und begründen können, als auch einen Ausblick in die Zukunft bieten. Umso wichtiger, dass der alte Gesellschafter / alte Geschäftsführer Teil der Kommunikation ist.
Die Inhalte, die der alte Geschäftsführer / alte Gesellschafter im Rahmen der Mitarbeiterkommunikation vermitteln sollte sind natürlich auf die individuelle Situation des Unternehmens zuzuschneiden.
Wenn wir als Ookam Software als neuer Gesellschafter an Bord kommen, ergänzen wir die federführende Kommunikation der neuen Geschäftsführung und des alten Gesellschafters. Dabei stellen wir folgende Charakteristika, die uns als Ookam Software definieren, in den Vordergrund:
Respekt vor dem unternehmerischen Lebenswerk des (Alt-)Gesellschafters und Anerkennung für die Teamleistung hinter dem Softwareprodukt
Ookam Software entwickelt Softwareunternehmen langfristig und nachhaltig
Ookam Software hat jahrelange Erfahrung im B2B Softwarebereich und in der erfolgreichen Durchführung von Nachfolgelösungen
Das Unternehmen wird als eigenständige Einheit weitergeführt und geht nicht in “Konzernstrukturen” auf
Unternehmerische Begeisterung, das Unternehmen weiterzuentwickeln
Hinweis: ein anderer Gesellschafter, wird hier zwangsläufig einen anderen Fokus legen. Nichts ist schlimmer als eine Diskrepanz zwischen Kommunikation und anschließenden Handlungen.
Form & Teilnehmer
Im Idealfall findet die Kommunikation des Wechsels in der Geschäftsführung bzw. des Gesellschafterwechsels in einer Präsenzveranstaltung statt. Das heisst in einer Form, bei der sowohl alle Mitarbeiter:innen, als auch die alte Geschäftsführung, der neue Geschäftsführer und der neue Gesellschafter präsent sind.
In einer abgestimmten Reihenfolge sollten sich dann alle Beteiligten an die Mitarbeiter:innen wenden. Im Anschluss gibt es im Idealfall die Möglichkeit für eine Frage & Antwort - Runde.
Der förmliche Charakter, der zwangsläufig durch die Präsenz von neuen Köpfen, sowie der überbrachten Nachricht entsteht, kann im Idealfall durch informelle Elemente ausbalanciert werden.
In Zeiten der Corona-Pandemie ist dies natürlich nicht mehr ohne besondere Vorkehrungen möglich. Soweit vertretbar, ist dies jedoch der stark zu präferierende Weg. Selbstverständlich lässt sich die Kommunikation auch in einer Video-Konferenz bzw. einem hybriden Format durchführen, hier entsteht jedoch im Nachgang stets ein “kommunikatives Vakuum”, was für die Dynamik der Stimmung im Unternehmen negativ sein kann.
Denn die wichtigste Kommunikationsarbeit erfolgt erst im Nachgang zur offiziellen Kommunikation in den direkten Gesprächen mit den Mitarbeiter:innen. Wenn diese aber nicht im Büro sind, sondern alleine im Home Office und ihren neuen Chef lediglich via Videokonferenz kennenlernen, ist dies freilich kein optimaler Start.
Nachbearbeitung
Im Anschluss an die “offizielle Kommunikation” ist es für den neuen Geschäftsführer wichtig, die einzelnen Mitarbeiter:innen kennenzulernen und bilaterale Gespräche zu führen. Noch gar nicht zwangsläufig aus der Sichtweise eines klassischen Mitarbeitergesprächs, sondern hauptsächlich um den Mitarbeiter / die Mitarbeiterin kennenzulernen, sich selbst vorzustellen und ein bisschen über die Rolle der Person im Unternehmen zu erfahren. Das können kurze Gespräche sein (bspw. 30 Minuten), aber gerade in einem Unternehmen, welches bspw. lediglich 20 Mitarbeiter hat, ist es für den neuen Geschäftsführer extrem wichtig, sofort die Personen zu kennen.
Da wir uns als Ookam Software als Gesellschafter an unseren Handlungen messen, ist die Kommunikation für uns zwar ein wesentlicher Teil im Gesamtbild - jedoch zeigt die Erfahrung, dass sich erst in den Wochen nach der initialen Kommunikation entscheidet, wie intern über den neuen Gesellschafter / die neue Geschäftsführung gedacht wird.
Da wir bisher eine hohe Deckungsgleichheit zwischen kommunizierten Zielen / Ambitionen und anschließenden Handlungen haben, sind wir auch stets sehr optimistisch, anfänglicher (stets verständlicher) Verunsicherung entgegenwirken zu können.
Kommunikation an Kunden
Die Kommunikation an externe Parteien (Kunden, etc.) ist in den meisten Fällen nicht so zeitkritisch, wie die Kommunikation gegenüber Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Gleichzeitig findet die Kommunikation meist nicht in Form einer Präsenz- oder Online-Veranstaltung statt, sondern auf dem Schriftweg.
Eine Frage die mit der alten Geschäftsführung, sowie den alten Gesellschaftern geklärt werden sollte ist, wer tatsächlich über den Wechsel in der Geschäftsführung informiert werden soll. Grundsätzlich ist dies stark von der Kundenstruktur sowie des Geschäftsmodells des Unternehmens abhängig.
Zwei unterschiedliche Szenarien:
Szenario 1: Geringer Dienstleistungsanteil, keine Kundenbesuche
Bei einem Softwareunternehmen, welches einen geringen Dienstleistungsanteil besitzt und kaum Kundenbesuche durchführt, ist die Kommunikation eines Geschäftsführungswechsels wahrscheinlich nicht so relevant. Würde ein Mailing mit dieser Information verschickt stellt sich die berechtigte Frage, welches “positive Resultat” sich daraus ergeben könnte? Was ist der Mehrwert für den Kunden, der möglicherweise den Namen des alten Geschäftsführers nicht einmal kannte?
Hier gilt es in Abstimmung mit Gesellschaftern (alt und neu), sowie der alten Geschäftsführung zu überlegen, ob gegebenenfalls einzelne Kunden, mit denen ein besonderes Arbeitsverhältnis bestand, informiert werden sollen. Sollte man zudem zu der Erkenntnis kommen, dass alle Kunden informiert werden sollen, bietet es sich an, diese Nachricht mit einer anderen zu verbinden.
Eine Information über ein vergünstigtes Software-Modul, eine bestimmte Rabatt-Aktion, Informationen zum neuen Release oder neuen Features - die Aufmerksamkeit des Kunden ist sehr viel Wert, das heisst im Idealfall wird das Mailing mit einem - auch monetär für das Unternehmen wirksamen - Aufruf / einer Aktion verbunden.
Szenario 2: Hoher Dienstleistungsanteil, regelmäßige Kundenbesuche
Wiederum andere Softwareunternehmen - insbesondere im ERP-Bereich, sowie mit einer Kundenstruktur, die eher konzentriert ist - haben die Situation, dass der Geschäftsführer im regelmäßigen Austausch mit den Geschäftsführern der Kunden steht, Besuche durchführt, Workshops und Kundentermine leitet. In dieser Situation ist es freilich erforderlich, den Wechsel in der Geschäftsführung zu kommunizieren und dem Kunden die Sicherheit zu geben, dass das Niveau - in Produkt und Dienstleistung - was er bisher von der Firma gewohnt war, auch weiterhin geboten wird.
Manche Kunden (insbesondere Großkunden) verpflichten ihre Lieferanten auch dazu, über Wechsel in der Geschäftsführung bzw. im Gesellschafterkreis zu informieren. Eventuell in diese Richtung gehende Verpflichtungen sollte der neue Geschäftsführung zusammen mit dem neuen Gesellschafter und der alten Geschäftsführung klären. Im Anschluss ist zu entscheiden, in welcher Form die Kommunikation an die Kunden erfolgen soll. Es empfiehlt sich meist ein differenzierter Ansatz: Bei bestimmten Kunden reicht es aus, lediglich eine kurze E-Mail zu Information zu schicken. Anderen Kunden sollte die Nachricht in einem persönlichen Gespräch, welches direkt zur Vorstellung des neuen Geschäftsführers genutzt werden kann, überbracht werden. Hierzu sollte der neue Geschäftsführer sich im Rahmen der Übergabe mit dem alten Geschäftsführer hinsetzen, und die Kundenliste des Unternehmen durcharbeiten. Welche Besonderheiten, Hintergründe gibt es zu welchen Kunden? Was bedeutet dies für die Weiterführung der Geschäftsbeziehung und eine Kommunikation der Veränderung in der Geschäftsführung?
Sinn und Zweck einer gut abgestimmten Kommunikation an die Kunden ist es, keinen Kunden zu verlieren. Im Gegenteil: Eine gute Kommunikation verhilft dazu, möglicherweise alte Projekte nochmal (mit neuem Schwung) anzuschieben und generiert für die Zukunft Umsätze.