Vorab: Wir empfehlen die Schulverwaltungssoftware Atlantis vom Softwarehaus Heider. Das Produkt ist seit mehr als 20 Jahren auf dem Markt und die flexibelste Lösung auf dem deutschen Markt. Eine große Zahl führender Privatschulen und Auslandsschulen vertrauen auf die Lösung. Sehr guter Support, eine hohe Anpassbarkeit und die langfristige Aufstellung des Unternehmens machen das Produkt zum Favoriten bei den meisten Schultypen.

Der “Digitalpakt” - ein Maßnahmenpaket der Bundesregierung, welches insgesamt 5 Milliarden Euro für die Digitalisierung in Schulen bereitstellen soll, ist in den letzten Wochen vermehrt in der öffentlichen Diskussion gewesen. Hauptsächlich allerdings deshalb, weil dafür eine Änderung des Grundgesetzes erforderlich ist, da Bildung in der Verantwortlichkeit der Bundesländer liegt und eine Finanzierung über Bundesmittel grundsätzlich in diesem föderalen Konstrukt nicht vorgesehen ist.

Die Inhalte des “Digitalpakts” hingegen - so sind sich Experten einig - sind längst überfällig. Vielen Schulen in der Bundesrepublik fehlt aktuell die notwendige Infrastruktur, um den Schülern und Lehrern adäquaten Zugang zu digitalen Inhalten zu geben. Mit dem Geld aus dem “Digitalpakt” sollen allgemein- und berufsbildende Schulen mit Tablets, Notebooks und Computern ausgerüstet werden.

Doch wer sich fragt “Wie lernen Kinder in der Zukunft?”, muss auch die Frage stellen, wie die Schulverwaltung der Zukunft aussehen soll. Mit dem Einzug von Laptops und mobilen Endgeräten in Schulen und der steigenden Anzahl von digitalen Lernangeboten geht es für Schulverwaltungen nicht mehr nur um analoge Schüler- und Lehrerverwaltung, sondern auch um das Management ihrer digitalen Interaktion. Eine kurze Marktanalyse zeigt, dass dieser Aspekt dafür sorgen könnte, dass neue Wettbewerbsvorteile entstehen könnten.

Was ist Schulverwaltung?

Im engsten Sinne bezeichnet Schulverwaltung die Verwaltung der Interaktion von Schülern Lehrern an einem bestimmten geographischen Ort (Schulgebäude) über einen bestimmten Zeitraum hinweg. Dabei kann Schüler-Lehrer-Interaktion auf verschiedene Weise durch (pädagogische) Inhalte / Lehrmittel unterstützt werden.

Es handelt sich also letztlich um eine Verwaltungstätigkeit, welche mit dem Ziel der “Bildung” Empfänger (Schüler), Vermittler (Lehrer) und Instrumente (Lehrmittel, Räume, etc.) effizient zusammenbringt.

Einschränkende Bedingungen sind die Verfügbarkeit von Lehrkräften, Räumen, Lehrmitteln und Geräten. Unter diesen Rahmenbedingungen gilt es, die Gesamtzahl der Schüler und die verfügbaren Lehrer in einer möglichst effizienten Art und Weise zusammenzubringen, sodass der “Bildungsauftrag” erfüllt werden kann. Als Schulverwaltung will ich stets wissen, welche Ressourcen zum aktuellen Zeitpunkt welcher Personengruppe (Schüler & Lehrer) zugeordnet sind.

Beispielsweise:

In welchem Raum hat Schüler Michael Mustermann aus der 7c um 10.00 Uhr Unterricht?
Wer hat das Buch “Biologie 10. Klasse” mit der Nummer 10.710 ausgeliehen?
Wer ist der Biologielehrer der 7c?

Entlang der drei Dimensionen (1) Schüler (2) Lehrer und (3) Interaktion können die unterschiedlichen Aufgaben und Verwaltungstätigkeiten gruppiert werden (nicht abschließend).

In einer großen Befragung der Schulträger Schleswig-Holsteins kristallisiert sich hinsichtlich der Priorisierung der unterschiedlichen Verwaltungstätigkeiten ein ähnliches Bild heraus:

[Schaubild Priorisierung der Funktionalitäten einer Schulverwaltungssoftware]

Ergänzend zu den oben skizzierten Verwaltungstätigkeiten ist hierzu noch die Schulstatistik zu nennen, also dem Reporting von aktuellen Zahlen hinsichtlich Schülern, Lehrern, Schulstundenausfall, Notendurchschnitten etc. die aus Perspektive des Bundeslandes relevant sind, um den Bildungssektor im allgemeinen besser steuern zu können. Die Daten ergeben sich jedoch direkt aus der Verwaltung der Interaktion von Schülern und Lehrern und sind somit Ergebnisse einer dahinter liegenden Datenstruktur. Deshalb wollen wir sie an dieser Stelle nicht weiter in den Fokus rücken.

Wie groß ist der Markt?

In Deutschland gibt es insgesamt etwa 41.000 Schulen. Davon zählen 32.000 Schulen zu den allgemeinbildenden Schulen, während der Rest als “berufsbildende Schulen” eingeordnet wird. Die größte Anzahl der allgemeinbildenden Schulen bilden naturgemäß die Grundschulen (15.409), während es 3.118 Gymnasien gibt.

[Schaubild: Anzahl & Art der allgemeinbildenden Schulen]

Wenn für eine Softwarelizenz für Schulverwaltung also - beispielsweise - ein durchschnittlicher Jahrespreis von 1000€ pro Schule realistisch ist, wäre die Marktgröße in Deutschland konservativ mit 41 Millionen Euro zu beziffern.

Jede Schule hat jedoch auch einen Schulträger. Das sind vielen Fällen öffentliche Träger (Landkreise, Städte, etc.) oder auch freie Träger (bspw. römisch-katholische Diözesen). Der Schulträger kommt für die räumlichen und sachlichen Kosten des Schulbetriebs auf. Einzig die Personalkosten für die Lehrkräfte hat der Schulträger meistens nicht zu übernehmen. Eine Schulverwaltungssoftware wird insofern stets auf Schulträger-Ebene gekauft. Das kann durchaus Auswirkungen haben, als dass der durchschnittlich realisierbare Preis pro Kunde zwar steigt, aber in Relation zu den Endnutzern (Schulen) eher sinkt, weil ein Schulträger - je nach Größe - Rabatte einfordern wird.

Die Einschätzung der Marktgröße für die nächsten Jahre hängt aber gerade im Bereich Schulverwaltungssoftware auch stark damit zusammen, wer aktuell in diesem Bereich Software anbietet.

Wer bietet Schulverwaltungssoftware an?

Ein nicht zu unterschätzender Punkt ist nämlich, dass die Bundesländer zum Teil kostenfrei eine zentrale Schulverwaltungssoftware für die Schulen bereitstellen. Die Situation in den einzelnen Bundesländern ist hier höchst unterschiedlich.

Gleichzeitig bedeutet auch die Existenz einer kostenlosen Schulverwaltungssoftware nicht unbedingt, dass alle Schulen direkt mit dieser Software arbeiten. Die Qualität und Verlässlichkeit der Software ist - so sagen viele Erfahrungsbericht - oftmals nicht einwandfrei, sodass die Existenz einer kostenfreien Basis-Lösung den Markt nicht im erwartbaren Maße begrenzt. Vielmehr ist wohl der Effekt auf die Preissetzungmöglichkeit von kommerziellen Anbietern relevant. Denn durch die Option einer kostenfreien Software, werden die Preiserwartungen der Kunden so “geankert”, dass die realistische Preisspanne kommerzieller Anbieter nach oben hin sehr limitiert ist.

Abseits der Softwarelösungen der Bundesländer gibt es eine Vielzahl von kleinen Anbietern. Im Rahmen einer Vorstudie zur Einführung einer zentralen Schulverwaltungssoftware in Schleswig-Holstein hat der IT-Dienstleister dataport die Anbieterlandschaft im Bundesland einmal näher untersucht.

[Schaubild: Anbieter für Schulverwaltungssoftware in Schleswig-Holstein]

Es zeigt sich sehr klar, dass es nicht nur sehr viele Anbieter gibt, sondern dass viele Anbieter auch lediglich einen kleinen Aspekt der Schulverwaltung bedienen, wie beispielsweise die Zeugniserstellung oder die Stundenplanung. Gleichzeitig gibt es zwar für verschiedene Bereiche einen “Marktführer” (in Schleswig-Holstein: Scola & Untis), allerdings auch diese Programme haben eine lokale Marktdurchdringung von lediglich 50%.

Grundsätzlich kann somit festgehalten werden: Eine Vielzahl von (kleinen) Unternehmen existiert am Markt, während die Preissetzungskraft durch die kostenfreien Lösungen von Bundesländern begrenzt ist. Auch ein größerer Anbieter kann - sofern er sich nur auf die Basis-Funktionalität fokussiert - keine Preise durchsetzen, die sich stark vom Marktniveau abheben.

Die Schulverwaltung der Zukunft

Aus Investorenperspektive ist in diesem Zusammenhang sehr spannend, wie sich die Rolle der Schulverwaltung in den nächsten Jahren entwickelt und inwiefern aus dieser Dynamik bereits jetzt für Unternehmen die Möglichkeit entsteht, sich nachhaltig zu differenzieren (und somit auch attraktive Preise abrufen zu können).

[Schaubild: Schulverwaltung der Zukunft]

Traditionelle Schulverwaltungssoftware wird sich in zweierlei Hinsicht verändern:

(1) Digital / Analog:
- Während es bisher ausgereicht hat, Schülern und Lehrern Unterrichtsräume und physische Lehrmaterialien zur Verfügung zu stellen, wird die Schulverwaltung der Zukunft den aktuellen Entwicklungen hinsichtlich digitalen Lerninhalten noch umfangreicher gerecht werden müssen. Interaktion erfolgt nicht mehr nur im direkten Kontakt zwischen Schülern und Lehrern, sondern auch über mobile Endgeräte. Lerninhalte werden nicht nur durch Bücher sondern auch über mobile Applikationen konsumiert.
- Die Vielzahl der Applikationen, die den Lehrauftrag der Lehrer erleichtern und im Unterricht eingesetzt werden können, ist in diesem Zusammenhang eine sehr positive Entwicklung. Die Bereitstellung einer “Infrastruktur”, die es Lehrern und Schülern ermöglicht auf diese Inhalte verlässlich zuzugreifen wird eine weitere zentrale Komponente der Schulverwaltung werden.

(2) Digitale Identitäten:
- Während die “Stammdatenverwaltung” im traditionellen Sinne der Schulverwaltung dazu diente, Schüler und Lehrer zusammenzubringen und mit adäquaten Ressourcen zu versorgen, so ist dieser Kern für den Zugang zu digitalen Lernangeboten etc. essentiell. Lehrer können zwar mühselig die Daten ihrer jeweiligen Klasse übertragen und ihnen Zugang zu spezifischen Applikationen geben, aber aufgrund der großen Heterogenität der Angebote ist dies kaum zielführend. Vielmehr werden Tendenzen zum “digitalen Arbeitsplatz” in Unternehmen auch sukzessive in der Schule ankommen.
- Das verlässliche und datenschutzkonforme Management von digitalen Identitäten als Zugang zu sämtlichen Diensten (Lerninhalte, Bezahlung für Mensa, kollaborative Tools, etc.) wird verstärkt in den Fokus der Schulverwaltung rücken.

SaaS = “Schule as a Service”

Im klassischen Bereich der “Schulverwaltung” ist eine positive Investitionshypothese durch die beschriebenen Dynamiken nur sehr schwierig zu formulieren:

Die Ansprüche an die Software (Basis-Funktionalität) sind nicht besonders groß, was Differenzierungsmöglichkeiten erschwert.
Selbst bei hinreichender Differenzierung ist die Preissetzungsmacht gering, da oft eine kostenfreie Version vom Bundesland existiert
Eine Marktkonsolidierung wird - unter den beschriebenen Umständen - zunächst nicht stattfinden

Eine neue Definition von “Schulverwaltung”, die sich nicht mehr nur auf die Interaktion von Schülern und Lehrern im Unterrichtsraum, sondern auch im digitalen Umfeld erstreckt, kann allerdings zu einem neuen Wettbewerbsumfeld führen.

Eine gute und flexible Kombination von traditioneller und zukünftiger Schulverwaltung kann insofern eine Möglichkeit bieten, hinreichend Differenzierung zu erhalten, die auch eine attraktive Preissetzung mit sich bringt.

Anbieter - die der Schulverwaltung “Schule as a Service” bieten - also eine Full-Service Software-Lösung, die den Zugang zu sämtlichen Ressourcen - von Gebäuden, über Tablets bis hin zu digitalem Lernmaterial - verwaltet, können in diesem neuen Umfeld attraktive Entwicklungschancen haben.

Am “Bildungsauftrag” der Schulen hat sich und wird sich in den nächsten Jahren wenig ändern. Es ändert sich aber der Kontext, in dem der Bildungsauftrag erbracht wird. Eine Softwarelösung, die es Schulen ermöglicht, nicht nur analoge Interaktion zwischen Schülern und Lehrern zu verwalten, sondern dieses auf sämtliche digitale Kanäle ausweitet, ist aus Investorenperspektive ein spannender Fall, da die identifizierten Dynamiken (geringe Preissetzungkraft, heterogene Anbieterlandschaft) durchbrochen wird.

Autor: Niels Reinhard